Pentingnya mengatasi keluhan dan masalah pelanggan dengan menerima keluhan tersebut dari pelanggan adalah bagian yang tak terpisahkan dari menjalankan bisnis, namun bagaimana Anda menanggapi keluhan tersebut dapat membuat perbedaan besar dalam mempertahankan loyalitas pelanggan dan reputasi merek anda. Dalam dunia yang terhubung secara digital saat ini, penting untuk memiliki strategi yang efektif untuk mengatasi keluhan pelanggan dengan cepat dan efisien. Berikut adalah Langkah-langkah yang dapat membantu anda dapat digunakan:
1. Konfirmasi dan Terima Keluhan Pelanggan Dengan Baik
cara menangani keluhan pelanggan yang pertama adalah membiarkan pelanggan tahu bahwa anda memperhatikan yang mereka sampaikan. Menyampaikan permintaan maaf atas ketidaknyamanan dan anda akan mengatasi keluhan tersebut pada waktu yang ditentukan.
2. Yakinkan Pelanggan Bahwa Mereka Dipahami Sepenuhnya
Semua orang ingin dipahami, terutama ketika mereka berinteraksi dengan agent contact center. Ketika pelanggan merasa anda tidak memahami masalah kekhawatiran mereka, mereka cenderung semakin gelisah dan kurang kooperatif. Dengan mengulangi apa yang mereka katakan akan membuat pelanggan merasa di dengarkan dan dipahami.
3. Tunjukkan Rasa Empati dan Komunikasi yang Baik
Menunjukkan rasa empati kepada pelanggan akan memberikan 2 manfaat dalam menagani keluhan pelanggan. Pertama sebagai tindakan anda dalam membangun persepsi kepada diri anda anda sendiri terhadap keluhan, sehingga anda memiliki rasa bagaimana jika anda berada di posisi mereka. Kedua, sebagai persepsi diri anda kepada pelanggan.
4. Segera Tangani Keluhan Pelanggan Dengan CepatÂ
Setelah anda cukup paham apa inti keluhan yang dihadapi pelanggan dan meminta maaf karenanya, kini anda bisa menawarkan solusi yang tepat untuk mengatasinya. Jelaskan solusinya kepada pelanggan dan konfirmasikan apakah solusi itu tersebut bisa menyelesaikan keluhan atau masalah mereka.
Ketika keluhan pelanggan dapat diselesaikan dengan baik berdasarkan solusi yang telah di sepakati dan di jadwalkan berjalan sesuai dengan target, maka hal ini akan menjadi sebuah nilai plus untuk bisnis dan perusahaan.
Jalankan bisnis anda secara professional dan focus dengan dukungan dari Synergix Contact Center dari Jaring Synergi Mandiri. Dengan mengandalkan system kami, anda bisa memberikan respon yang cepat dengan jawaban yang tepat kepada para pelanggan anda. Tunggu apa lagi, segera hubungi kami di nomor 021-29292929 atau dengan mengirimkan whatsapp ke nomor 0838 2554 1617.
